Nghị định 293 về Apostille vừa ban hành: chưa áp dụng ngay, cần chờ mốc 11/9

Văn bản đã ban hành, nhưng thủ tục chưa đổi ngay trong ngày 24/7

Chính phủ ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7 để hướng dẫn thực thi Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, thường gọi là Công ước Apostille. Trang văn bản chính thức ghi ngày có hiệu lực là 11/9/2026. Vì vậy, việc thấy nghị định mới trong danh sách ngày 23–24/7 không có nghĩa người dân có thể bỏ quy trình hiện tại ngay hôm nay.

Từ ngày nghị định có hiệu lực, giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam được xử lý theo cơ chế Apostille, trừ trường hợp điều ước khác hoặc pháp luật, thực tiễn có quy định đơn giản hơn hay miễn chứng nhận. Với quốc gia không phải thành viên, quốc gia không có quan hệ áp dụng với Việt Nam hoặc giấy tờ ngoài phạm vi, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự vẫn tiếp tục là con đường cần xem xét.

Ba câu hỏi phải trả lời trước: giấy tờ có phải giấy tờ công, nước nhận có quan hệ áp dụng với Việt Nam, và ngày nộp đã qua 11/9 hay chưa?

Apostille xác nhận điều gì — và không xác nhận điều gì?

Theo Điều 4, chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công: tính xác thực của chữ ký, chức danh và thẩm quyền của người ký, cùng con dấu hoặc dấu đóng nếu có. Nó không xác nhận nội dung hay hình thức của giấy tờ công. Một văn bằng có Apostille không tự chứng minh người nộp đủ điều kiện tuyển dụng; một giấy hộ tịch có Apostille cũng không buộc cơ quan tiếp nhận bỏ qua yêu cầu dịch thuật hoặc điều kiện chuyên ngành.

Giấy tờ công có thể ở dạng giấy hoặc dữ liệu điện tử. Nghị định định nghĩa e-Apostille là chứng nhận điện tử được ký bằng chữ ký số và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật; đồng thời thiết lập Sổ đăng ký điện tử để tra cứu tính xác thực. Người nhận vẫn phải xem pháp luật của nước hoặc cơ quan sử dụng yêu cầu bản dịch, công chứng, định dạng hay thời hạn ra sao. Apostille đơn giản hóa khâu xác nhận nguồn gốc, không biến mọi giấy tờ thành được chấp nhận vô điều kiện.

Những loại giấy tờ nào được nêu trong phạm vi?

Nghị định liệt kê giấy tờ do cơ quan tư pháp và cơ quan có thẩm quyền trong tố tụng, thi hành án lập; giấy tờ hành chính về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; một số giấy tờ y tế; văn bản công chứng và văn bản chứng thực. Danh sách mở còn bao gồm giấy tờ công khác được cơ quan có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận khi thực hiện chức năng theo pháp luật.

Một số nhóm không thuộc phạm vi, gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam lập trong chức năng ngoại giao, giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan theo giới hạn của nghị định, giấy tờ tư chưa được công chứng hoặc chứng thực và giấy tờ công do cơ quan nước ngoài cấp khi đề nghị Việt Nam cấp Apostille. Giấy bị tẩy xóa, giả mạo, đã bị thu hồi hoặc dữ liệu điện tử không có chữ ký số hợp lệ cũng không đủ điều kiện.

Nộp hồ sơ ở đâu và bằng cách nào sau ngày hiệu lực?

Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam; Bộ trưởng Bộ Ngoại giao sẽ quy định cụ thể đơn vị thực hiện và tiêu chí, điều kiện, lộ trình phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Vì các thông tin triển khai này có thể được công bố tiếp, người dân không nên tự đến bất kỳ cơ quan địa phương nào chỉ dựa vào chữ “phân cấp” trong nghị định. Cần kiểm tra danh sách cơ quan cấp và quốc gia có quan hệ áp dụng do Bộ Ngoại giao công bố.

Hồ sơ được lập một bộ. Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính gồm tờ khai và bản chính giấy tờ công; bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực được nộp theo trường hợp quy định. Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia cần biểu mẫu điện tử và bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ. Bản scan chụp từ giấy bằng điện thoại không tự trở thành giấy tờ công điện tử có chữ ký số.

Thời hạn xử lý ngắn, nhưng có ngoại lệ xác minh

Với hồ sơ giấy đủ và hợp lệ, thời hạn là một ngày làm việc cho 1–4 giấy tờ, hai ngày cho 5–9 giấy tờ và bốn ngày cho từ 10 giấy tờ trở lên. Với hồ sơ điện tử toàn trình, nhóm 1–4 giấy tờ có thể được xử lý trong ngày làm việc nếu tiếp nhận trước thời điểm do pháp luật thủ tục điện tử quy định; nếu sau mốc đó, tính sang ngày làm việc tiếp theo. Nhóm 5–9 giấy tờ là một ngày và từ 10 giấy tờ là ba ngày làm việc.

Các mốc trên không bao gồm thời gian xác minh. Khi con dấu, chữ ký hoặc thẩm quyền chưa có trong dữ liệu, giấy tờ có dấu hiệu bất thường hoặc bị hạn chế đưa ra nước ngoài, cơ quan cấp có thể tạm dừng để xác minh. Cơ quan được hỏi trả lời trong 5 ngày làm việc, trường hợp phức tạp không quá 10 ngày; nếu sau 30 ngày không có kết quả, hồ sơ có thể được trả lại cùng thông báo quá trình xác minh. Vì vậy không nên mua vé hay đặt hạn chót chỉ dựa vào thời gian xử lý ngắn nhất.

Hồ sơ đang làm và giấy tờ đã hợp pháp hóa sẽ được xử lý thế nào?

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự đã được tiếp nhận hợp lệ trước 11/9 nhưng chưa có kết quả tiếp tục được giải quyết theo quy định hiện hành về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự. Giấy tờ của quốc gia thành viên đã được Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày hiệu lực vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam; cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu làm lại Apostille chỉ vì cơ chế mới bắt đầu.

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, hãy ghi rõ nước sẽ sử dụng, loại giấy tờ, cơ quan cấp, bản giấy hay điện tử, ngày cần kết quả và yêu cầu dịch thuật của nơi nhận. Sau đó kiểm tra danh sách quốc gia có quan hệ áp dụng, cơ quan cấp Apostille và thủ tục được Bộ Ngoại giao công bố gần ngày 11/9. Bài này giải thích nghị định chung, không thay thế tư vấn cho hồ sơ du học, kết hôn, lao động, doanh nghiệp hay tố tụng cụ thể.